Warum Workflows in der Kommunikation entscheidend sind

Kein Mensch mag Chaos, zumindest nicht in der Arbeit. In der Kommunikation geht es aber oftmals besonders chaotisch zu. Warum ist das so? Und muss das so sein?

Chaos entsteht, wenn Abläufe nicht definiert sind oder durcheinander geraten. Das liegt nicht daran, dass Planung und Workflows in der Kommunikation nicht möglich sind. Sondern daran, dass sie oftmals empfindlich gestört werden.

Was macht einen Workflow in der Kommunikation aus?

In einer gut organisierten und ausgestatteten Unternehmenskommunikation hat alles seinen Platz. Jeder Mitarbeitende weiß, was er zu tun hat, von wem Input kommt, welche Freigaben erteilt werden müssen. Es geht aber noch weiter. Auch Zugänge zu Plattformen, Asset-Management, Tracking-Links usw. sind definiert. Alles Dinge, die wichtig sind, aber von außen nicht sichtbar.

Egal, ob ein Social-Media-Post auf mehreren Plattformen parallel veröffentlicht werden soll, eine Pressemeldung an den passenden Verteiler gesendet wird oder die Krisenkommunikation greifen muss: Fast alles lässt sich planen und in einen Workflow gießen.

Problematisch wird es dann, wenn externe Störfaktoren dazukommen — die sich nicht an Prozesse halten oder halten müssen.

Dann laufen Freigaben plötzlich nicht mehr im Content-Planungs-Tool. Bilder, Dokumente, Informationen finden sich in endlosen E-Mail-Ketten (AW:AW:AW:RE:RE…), in denen die entscheidenden Personen nicht eingebunden sind. Nebenabsprachen, von denen niemand weiß, finden statt.

Und im schlimmsten Fall sitzt am Ende der zuständige Mitarbeitende nachts alleine vor dem Rechner und soll etwas veröffentlichen, von dem er nicht hundertprozentig weiß, ob das so passt oder nicht.

Kann man das ändern?

Unternehmenskommunikation ist immer eine Art Dienstleistung, aber auch ein systemisch relevanter Teil für den reibungslosen Ablauf der Dinge, die im ureigensten Interesse jedes Unternehmens sein sollten: gute Reputation nach innen und außen. Insofern hat die Unternehmenskommunikation auch einen hohen strategischen Wert.

Das oben beschriebene Chaos muss übrigens nicht sein. Denn es gibt genug Möglichkeiten, Abläufe zu definieren, die letztendlich die Effektivität der Kommunikation stärken. Nur: Die Hoheit über diese Abläufe darf ausschließlich bei der Kommunikationsabteilung liegen. Jede unabgestimmte Anpassung bringt das ganze System ins Wanken.